Há inúmeras ferramentas de gestão de qualidade para processos produtivos, que podem ser adotadas também nas organizações e em outras áreas. Uma delas é o 5S
Na língua japonesa, 5S é o resumo dos seguintes termos: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE.
No Brasil, para facilitar a dinâmica foi inserida a palavra “senso” para um dos significados, ficando da seguinte forma: Senso de Utilização, Senso de Organização, Sendo de Limpeza, Senso de Padronização e Saúde e Senso de Autodisciplina.
Não há um consenso sobre a origem do 5S, alguns autores citam que foi criado pelo Dr. Kaoru Ishikawa, Engenheiro Químico japonês, principal propagandista dos conceitos de Qualidade Total no Japão, contudo não existe nenhuma citação em seus livros sobre esta referência.
O 5S surgiu no início da década de 1950, momento em que o Japão tentava se reerguer após a Segunda Guerra Mundial, as indústrias japonesas necessitavam colocar no mercado, produtos com preço e qualidade capazes de competir com a Europa e Estados Unidos.
Entenda um pouco de cada princípio
SEIRI – Senso de Utilização
Utilizar materiais, ferramentas, equipamentos, dados e espaço com equilíbrio e bom senso. É preciso verificar o que realmente é útil para o desenvolvimento do trabalho, e o que não for fazer o descarte adequado. Eliminando o que não é útil, podemos nos concentrar naquilo que contribuirá para o resultado final.
SEITON – Senso de Organização
Deixe as coisas úteis em ordem de modo que seja possível acessá-las facilmente. Cada coisa em seu lugar. Utilize de etiquetas e caixas organizadoras para facilitar a distribuição de material e identificá-los.
SEISO – Senso de Limpeza
Nada como um ambiente limpo e agradável para se trabalhar. Trata-se de manter o ambiente sem sujeira ou resíduos desnecessários. Evite comer na mesa de trabalho para manter o ambiente limpo, atente-se na separação correta do lixo, cuide para que seu espaço facilite a limpeza das áreas comuns. O senso de limpeza vai além do aspecto físico, mantenha sua mente e coração limpos, transparentes com atitudes que deixam o ambiente mais agradável e leve.
SEIKETSU – Senso de Padronização e Saúde
A padronização diz respeito às normas e procedimentos que devem ser adotados por todos para facilitar o trabalho. Organização de pastas eletrônicas no padrão estabelecido, utilização de ferramentas de comunicação adequadas para organização, formulários e processos seguidos conforme metodologias de trabalho estabelecidas.
Na questão da saúde são abordados aspectos como ergonomia, ambientes adequados aos funcionários e acessibilidades.
SHITSUKE – Senso de Disciplina ou Autodisciplina
A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal de cada uma das etapas anteriores. Assim, quando os indivíduos passam a fazer o que precisa ser feito de modo natural, incorporado já à rotina é nítida a melhoria na qualidade, produtividade do trabalho e nas relações humanas.
A convivência com os cinco Sensos apresentados, leva os colaboradores a compreenderem melhor o seu papel dentro de uma organização e os torna parte da pirâmide dos resultados alcançados, fazendo nascer a consciência de que faço parte de um grande time e minhas ações ter interferência na rotina do outro.
Por isso, os Programas de Qualidade têm auxiliado as empresas no processo de melhoria contínua dos produtos ou serviços, principalmente através da mudança cultural, a fim de se obter a vantagem competitiva necessária para alcançar resultados efetivos a curto, médio e longo prazo.