Gestão da secretaria escolar: o que é e como otimizar seus processos?

Como você faz a gestão da secretaria escolar da sua escola? Veja dicas para aprimorá-la!


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Como é feita a gestão da secretaria escolar em sua instituição de ensino? Quando se fala em ambiente educacional, é comum que as pessoas logo pensem no papel do diretor ou no projeto pedagógico. No entanto, é preciso recordar que para que tudo isso funcione, é preciso que a parte burocrática esteja em dia.

E ela acontece, em grande parte, na secretaria. Mas não é só isso. Também é lá que, muitas vezes, o primeiro atendimento é dado aos pais e visitantes, que o professor sana algumas dúvidas e que até mesmo os estudantes recebem apoio. Dessa forma, esse espaço, muitas vezes, é chamado de coração da escola. Afinal, atende e cuida de todos os setores.

Por isso, para que a instituição de ensino caminhe bem, é preciso caprichar na gestão da secretaria escolar. Veja dicas de como fazer isso e deixar esse setor em ordem!

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Gestão da secretaria escolar: por que isso é importante?

A secretaria da escola tem inúmeras funções, que são desempenhadas pelo secretário e pelos escriturários. É lá, por exemplo, que acontecem atividades como:

  • digitação de dados;
  • organização de arquivos;
  • redação de documentos, avisos, comunicados, entre outros;
  • recepção de pais, alunos, professores e demais visitantes;
  • realização da folha de pagamento;
  • preenchimento de matrícula;
  • conferência de documentos;
  • atendimento telefônico;
  • controle de frequência de professores e funcionários, entre outros.

Como visto, o trabalho realizado pelo secretário envolve todos os setores e é fundamental para que a instituição possa funcionar. Por isso, é importante que seja feita uma boa gestão da secretaria escolar. Afinal, documentos e controles importantes, por exemplo, que precisam estar preservados e ser facilmente acessados, estão por lá. E isso só ficará disponível com facilidade e seguro se o local for bem gerido.

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Dicas para melhorar a gestão da secretaria escolar

Veja alguns pontos importantes para realizar uma boa gestão da secretaria escolar.

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Cuide dos profissionais

Seja qual for o setor, para que funcione com perfeição, é preciso que os profissionais estejam bem e prontos para desenvolver o trabalho. E com a chegada da tecnologia, muitas coisas estão mudando, em relação aos processos realizados dentro de uma secretaria. Por isso, a primeira dica é quanto ao treinamento da equipe.

Se você quer fazer uma boa gestão da secretaria escolar, precisa contar com mão de obra qualificada para desempenhar os trabalhos. E isso só será possível se as pessoas tiverem como se atualizar para aprimorar os conhecimentos.

Dessa forma, investir em treinamentos e cursos é essencial para o sucesso. Vale destacar que, atualmente, há muitos cursos virtuais, que podem ser ofertados pela escola para que os colaboradores possam se reciclar.

Mas claro que quando se fala em “cuidar da equipe” é preciso deixar claro que isso vai muito além da formação continuada. O profissional precisa se sentir bem dentro do ambiente laboral. Para isso, além de remuneração adequada, é indicado oferecer um local estruturado, benefícios e até progressão de salário, por exemplo.

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Estrutura física

Por falar em estrutura, uma boa gestão de secretaria escolar precisa se preocupar também com a parte física. Isso inclui além de uma construção adequada, a disponibilização de móveis apropriados.

Cadeiras e mesas ergonômicas e armários para guardar arquivos são algumas das necessidades. Também é preciso ter um balcão de atendimento e um bom sistema de segurança, para que todos trabalhem confortavelmente.

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Tecnologia

Uma vez que a equipe está preparada e o ambiente devidamente equipado, é hora de modernizar! A gestão da secretaria da escola, atualmente, pode e deve ser feita com o uso de software adequado. Afinal, o uso da tecnologia melhora a administração ao:

  • Deixar os documentos organizados;
  • Possibilitar que os dados sejam acessados com facilidade;
  • Diminuir o serviço e o gasto com impressão;
  • Diminuir a necessidade de local para arquivar documentos em papel;
  • Facilitar a comunicação;
  • Ter fácil acesso a gráficos e tabelas, que permitem uma melhor análise da situação, entre outros.

Assim, é indicado investir em um software apropriado para a gestão da secretaria escolar e também oferecer equipamentos. É indicado disponibilizar computadores para toda a equipe e treinar os colaboradores para que possam usar, com facilidade, as novas ferramentas administrativas adotadas.

Em suma, quem quer gerir bem precisa treinar e atualizar a equipe, oferecer a estrutura física adequada e investir em tecnologia.

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